Avocat, comment continuer à travailler à distance en période de confinement ?

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Le #covid19 risque de bouleverser durablement la façon de travailler des Français et les avocats n’échapperont pas à cette mutation nécessaire de leurs pratiques.

S’il est évident que les tribunaux et le cabinet resteront des lieux de vie incontournables de la profession (plaidoirie, rdv client), les phases de préparation et même certaines consultations pourront être effectuées à distance pour plus de flexibilité tant à l’égard du client que du professionnel du droit.

Alors, comment concilier cabinet et travail à la maison ? En collaboration avec Maître Clémence Michaud, co-fondatrice du Cabinet Alter Avocats, nous vous livrons quelques conseils pour réussir, cela sans logiciel de gestion de cabinet d’avocat.

Les outils que nous vous recommandons pour la gestion de votre cabinet d’avocat :

Organiser et suivre ses projets et dossiers à distance (calendrier, facturation etc)

Trello

Dîtes adieu à la multitude de post-it savamment dispersée dans vos dossiers, agenda, bloc-notes et autres supports : Trello prend le relais !

Grâce à cette solution, vous pourrez créer des listes de tâches à effectuer, des rétroplannings, des rappels et organiser vos projets en toute simplicité au moyen de tableaux et de colonnes disposés de manière intuitive.

Trello s’inspire des méthodes agiles et plus classiquement de la méthode du Kanban en permettant un classement des données intégrées selon les catégories suivantes : Idée, à faire, en cours, terminé.

L’intérêt de Trello réside dans sa simplicité d’utilisation, la rapidité de sa mise en place et la possibilité de travailler en équipe en assignant des tâches à des collaborateurs.

Avec cette appli, vous pourrez organiser et piloter n’importe quel projet à distance !

Trello est disponible sous deux versions : l’une gratuite, amplement suffisante pour commencer, l’autre payante avec des fonctionnalités plus avancées (bibliothèque de power-up permettant de lier directement votre boite mail et votre calendrier aux tâches contenues sur Trello).

Attention, trois niveaux de confidentialité sont possibles. Pensez-bien à mettre vos tableaux en privé, afin d’éviter que toute personne étrangère à vos projets puisse y accéder.

Il est primordial d’ouvrir Trello tous les jours et de parcourir les différentes cartes (plusieurs fois par jour !)

Communiquer à distance, avec ses associés, avocats-collaborateurs ou salariés

Exit les échanges de mails quotidiens interminables et les pièces jointes perdues dans la masse de couriels reçus et envoyés sur votre boîte saturée de toute part. Entre Slack, Teams et What’s app, vous trouverez forcément votre bonheur!

Les messageries instantanées ont l’avantage d’êtres moins intrusives que le téléphone (on peut décider de lire les messages plus tard contrairement aux appels téléphoniques) et de ne pas surcharger les boîtes mails de courriels à « faible valeur ajoutée ». Alors laquelle choisir ?

Slack

La plus connue, simple à mettre en place, intuitive et gratuite (Attention toutefois sur ce dernier point : vous disposez d’une limite non bloquante de 10 000 messages. Au-delà, les premiers disparaitront pour vous permettre de continuer à travailler ou il faudra payer afin d’obtenir un espace de stockage plus important).

Afin de garder l’espace organisé et de ne pas perdre de temps à trouver l’élément recherché, n’hésitez pas à créer des canaux (pas trop non plus !). Ex : question juridique, dossiers en cours, administratif, comptabilité, etc… Vous pourrez donc organiser facilement la gestion de votre cabinet d’avocat

Tout comme Trello, Slack propose des power-ups pour faciliter le transfert de fichiers ou pour connecter  d’autres outils.

Team

Pour les détenteurs de la suite Office 365, Teams est comprise dans votre abonnement.

Véritable copie de Slack, elle est même plus performante puisqu’elle permet d’organiser des visio-conférences avec vos équipes.

Échanger en visio-conférence avec son équipe et faciliter la gestion de son cabinet d’avocat

J’avais prévu de vous parler de Zoom, mais compte-tenu de l’actualité autour de la plateforme, je vais vous présenter d’autres outils :

Skype

Basique, un peu dépassé aujourd’hui sur certains points, la plateforme de Microsoft reste néanmoins une valeur sûre pour les échanges en face to face. Si vous êtes en équipe réduite ou que vous n’êtes que deux à échanger (seul, autant le faire devant votre miroir) c’est un outil fiable.

Google Meet

Gratuit, vous n’avez besoin que d’un compte gmail pour mettre en place des visio-conférences avec tous les membres de votre équipe. Il est très simple d’utilisation et parfait pour les réunions de cabinet. Chacun peut en effet prendre la main et partager son écran.

Jitsi

Téléchargée plus d’un million de fois en mars 2020, Jitsi est une solution open source, configurable sur mesure. Un peu plus complexe que les deux précédentes, elle reste une très bonne alternative.

Partager ses fichiers, collaborer sur des documents et travailler de n’importe où

Travailler à distance, voilà le nerf de la guerre ! Et le confinement a justement mis à rude épreuve les nerfs de nombreux avocats…

« Tout est sur le serveur du cabinet, accessible qu’en Ethernet, au cabinet donc… »

« Tout mes dossiers sont au cabinet, je n’ai rien en ligne, sauf quelques mails… »

Beaucoup n’étaient pas préparé à l’éventualité de devoir travailler en dehors de leur cabinet et un vent de panique a soufflé sur les barreaux français.

S’il est désormais évident que l’accès à distance des dossiers est impératif, pour quelle solution opter afin de s’assurer d’une totale inviolabilité des données et donc d’un respect de la déontologie et de la confidentialité ?

Si vous utilisez la suite Google ou Office 365, vous disposez d’un espace de stockage quasi illimité. Si les risques de hack ou de perte de données sont minimes, ils ne sont toutefois pas exclus. Alors comment faire ?

La solution custom : faire installer un serveur au bureau, accessible à distance. Une solution propriétaire donc, mais qui implique un coût certain et une logistique importante (prestataire, mise à niveau régulière etc).

Jarvis Legal : outre une suite d’outils collaboratifs pensés et conçus spécialement pour les avocats, Jarvis vous propose le Jarvis Drive, permettant de stocker en ligne l’intégralité de vos données en toute sécurité et d’y avoir accès depuis n’importe quel support et en tout lieu.

Par ailleurs, Jarvis met également à votre disposition la Jarvis Box, outil de réplication locale sur votre ordinateur de vos données.

Grâce à ces services, facilitez votre organisation et accédez à tous vos documents, même hors connexion.

Jarvis Drive + Jarvis Box, la mobilité et la sécurité en un seul endroit !

Les process à mettre en place pour faciliter la gestion de votre cabinet d’avocat à distance

S’imposer une routine avec ses collaborateurs.

Si l’utilisation de messageries instantanées permet d’échanger rapidement et efficacement, certains sujets nécessitent des échanges plus longs en face à face.

Les “daily stand-up meeting”

Chez Jarvis, nous avons instauré des « daily stand-up meeting ».

Il s’agit de réunions courtes (5-10 minutes max), en début de journée, au cours desquelles les responsables d’équipes font le point  sur les tâches de la journée.

« LA réunion hebdomadaire »

Idéalement placée en début de semaine, elle est primordiale dans notre organisation. Elle permet dans un premier temps de débriefer de la semaine passée, puis dans un second temps de faire le point sur les tâches à accomplir pour la semaine en cours. Enfin, il s’agit d’un moment privilégié au cours duquel chacun peut exprimer ses idées et annoncer les objectifs futurs.

Vous l’aurez compris, l’important en réalité est de communiquer, par tout moyen ! Que ce soit avec vos associés, vos collaborateurs, vos salariés ou vos clients, une bonne gestion de cabinet passe nécessairement par un sens du contact efficace et maîtrisé.

Prenez des nouvelles de votre entourage professionnel et personnel et mettez en place tous les process permettant de faciliter le lien humain, même en période de confinement.

Témoignage de Clémence Michaud, avocat au Barreau de Bordeaux au sein du cabinet Alter Avocats :

Ayant récemment fondé mon cabinet avec une associée particulièrement dynamique, il a fallu dès le commencement mettre en place une façon de travailler moderne et efficace, nous permettant de communiquer entre nous ou avec nos clients en tout temps et en tout lieu.

Nous échangeons donc quotidiennement via WhatsApp et Slack, que ce soit à titre professionnel ou à titre personnel.

Afin d’organiser au mieux nos divers projets, nous avons également mis en place un Trello mais j’avoue ne pas l’utiliser de façon optimale tant la nécessité de se connecter à cette solution plusieurs fois par jour est impérative.

Face à la myriade de contraintes et obligations à laquelle nous sommes confrontées au quotidien, nous avons enfin fait le choix de faire appel à Jarvis. Cet outil nous a permis d’optimiser l’organisation du cabinet, de mettre à disposition de nos clients un espace personnel sur lequel nous pouvons échanger des documents avec eux et de gérer notre comptabilité de façon simple et efficace.

Grâce à l’ensemble de ces solutions, nous pouvons nous concentrer sur notre cœur de métier et continuer à travailler à distance.